Como Escrever Um E-Mail Formal E Profissional: Exemplos + Passos Fáceis

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Para transmitir formalidade e profissionalismo na hora da sua comunicação, aprenda como escrever um e-mail formal organizando as suas ideias com objetividade e clareza.

Independentemente da ocasião, um e-mail bem estruturado é sempre a melhor forma de direcionar uma mensagem para o cliente, por exemplo.

Neste artigo você vai conferir dicas práticas e exemplos aplicáveis em diferentes ocasiões para escrever um e-mail profissional que pode ser usado no trabalho e negócios.

A importância de escrever um bom e-mail

A importância de escrever um bom e-mail

O e-mail é o canal de comunicação mais popular no meio dos negócios. É muito útil para o relacionamento comercial e muito vantajoso, por sinal. Neste caso, podemos citar, por exemplo, o registro de ocorrências e formalizações contratuais comerciais. 

Ele é um aliado na rotina de toda organização e torna muito produtivo a comunicação entre fornecedores, clientes e colaboradores. 

Além do mais, o e-mail também é usado como ferramenta de marketing para estratégias em campanhas de captação de leads (contatos) para aumentar o público alvo de um negócio e a consequente vendas. 

Considerando que o e-mail é uma ferramenta muito usada como troca de correio eletrônico e um ativo para os negócios. Saber escrever um bom e-mail é necessário para que a pessoa na qual você esteja transmitindo a informação compreenda a mensagem. 

Passar a informação correta com uma linguagem bem estruturada é fundamental para evitar mal entendidos. Por outro lado, a apresentação de um e-mail perfeito fortalece a sua imagem como profissional garantindo a credibilidade da mensagem.

Por isso, preste muita atenção na escrita e sobretudo na linguagem utilizada!

Primeiros passos para escrever um e-mail formal

O excesso de formalidade pode não ser adequado e o uso de gírias pode comprometer a sua imagem profissional. Então como mandar um e-mail formal com uma escrita clara e concisa? 

Agora que você já sabe da importância do e-mail e da boa escrita, aprenda a redigir um por si só!

1. Revise o seu endereço de e-mail e perfil

Se você já possui um endereço de e-mail corporativo, pule este primeiro passo. Mas se esse não é o seu caso, preste atenção se o endereço que foi criado é composto por apelidos da juventude, como por exemplo, meunominho.gatinha@internet.com.

O ideal é usar o primeiro e último nome separado por ponto, hífen ou underline. Esta é uma prática muito usual na maioria das empresas. Você também pode acrescentar números caso o endereço que deseja esteja indisponível.

Faça como neste exemplo:

  • seunome@internet.com.br
  • seu.nome@internet.com.br
  • seunome123@suaempresa.com.br

Imagine uma foto de perfil informal em uma conta de e-mail em momentos de entretenimento? Nada profissional, não é mesmo? 

A escolha da foto tem tanta relevância quanto a escolha do nome no endereço do seu e-mail. Fique atento!

2. Defina um assunto e seja objetivo

O assunto deve ter concordância com a mensagem do corpo do e-mail, com isso você assegura que a mensagem seja identificada antes mesmo do destinatário abrir o correio eletrônico. Além de garantir que seja direcionado diretamente à caixa de spam.

Definir um assunto é muito simples, se você enviar um currículo, por exemplo, o correto é escrever ‘Currículo ou CV’ antes do seu nome. Agora se você vai se direcionar para uma vaga de emprego já publicada, então é possível inserir o cargo da vaga logo após o seu nome. 

Veja este exemplo:

Assunto : CV ‘seunome’ – Analista Financeiro

Assunto: Currículo ‘seunome’ 

Utilize sempre um único objetivo por e-mail, se for o caso, não hesite em encaminhar mais de um. Vamos supor que você precisa mandar um orçamento para o cliente, mas antes é preciso enviá-lo uma apresentação.

Primeiro encaminhe a apresentação e num segundo e-mail, a proposta com os detalhes e informações que precisam ser levadas em consideração. 

Veja este exemplo:

Assunto : Apresentação Comercial NeoFórmula

Assunto : Proposta Comercial Neofórmula

Percebe como a objetividade e formalidade começando pelo assunto do e-mail vai transmitir profissionalismo e segurança ao seu destinatário. Desta forma, as chances do seu e-mail ser visto vai aumentar significativamente, acredite! 

E o corpo da mensagem? Aprenda agora como escrever um e-mail formal da maneira certa!

Como escrever um e-mail formal e profissional para um cliente

Além do assunto, outro fator de extrema relevância ao escrever e-mail formal é a mensagem que você vai transmitir ao seu destinatário. Ela deve ser objetiva, clara e cordial. 

Para isso é essencial que não haja erros de linguagem, concordância verbal e muito menos, abreviações. Cordialidade não significa que haja o uso exagerado de formalidades, palavras difíceis ou frases gigantescas. 

Aumente a legibilidade da mensagem usando formatação simples como estilo de fonte (Arial) e tamanho padrão (11). Além disso, divida o conteúdo do corpo do e-mail aplicando espaço entre cada parágrafo.

Existe algum documento anexo? Não deixe de mencionar no corpo do e-mail. Para entender melhor, mais abaixo você vai conferir exemplos práticos com imagens de formatação adequada.

Veja estes exemplos:

Início 

A cordialidade é o ponto essencial na hora de mandar um e-mail formal, por isso é fundamental iniciar com uma boa saudação. Ela é quem vai direcionar o assunto abordado para a pessoa destinatária.

Entenda mais com este exemplo:

  • Bom dia José Silva;
  • Olá José Silva;
  • Prezado José Silva;
  • Caro Diretor José Silva;
  • A quem possa interessar;

Introdução

A introdução é a primeira linha após a saudação inicial. Nela você pode se apresentar ou mencionar o objetivo do e-mail.

Veja como fazer isso nos exemplos abaixo:

  • Meu nome é José Silva, sou representante comercial da NeoFórmula …
  • Conforme conversamos por telefone, envio este e-mail para formalizar …
  • Conforme solicitado, segue documento anexo;
  • Esta mensagem é para todos aqueles que solicitaram…

Mensagem corpo do e-mail

Aqui não é preciso que a mensagem seja muito longa. Seja breve, objetivo e inclua somente as informações que julgar necessário. Um texto muito comprido pode desviar o objetivo da mensagem. Neste caso, menos é mais!

Encerramento e Saudação

Finalize o e-mail de maneira positiva mantendo a cordialidade e simpatia.

Por exemplo:

  • Atenciosamente;
  • Cordialmente;
  • Qualquer dúvida, estou à disposição;
  • Agradeço a sua atenção;
  • Grato.

O que não posso incluir ao fazer um e-mail formal 

Conforme já foi brevemente mencionado, existem algumas regras básicas na hora de escrever um e-mail formal. Não é preciso ser um chato, o seu vocabulário deve estar de acordo com o estilo e formalidade da empresa ou pessoa na qual você está se dirigindo.

Por via das dúvidas, esteja atento e evite sempre:

  • Abreviações como vc, td bem e tbm;
  • Escrever em CAIXA ALTA pode causar a impressão que você está gritando;
  • Repetição de palavras;
  • Erros de escrita, formatação e gramática;
  • Linguagem informal e gírias.

Revise antes de enviar um e-mail formal

Um dos passos mais importantes após escrever um correio eletrônico é a revisão. A sua mensagem só terá credibilidade se o texto estiver de acordo com a norma culta da língua portuguesa.

Além de todas as regras práticas que você não deve incluir num e-mail, faça no mínimo duas revisões antes de enviar.

Para isso, as ferramentas para edição de texto são perfeitas, passe o seu conteúdo no Word ou Google Docs. Caso reste alguma dúvida ortográfica ou gramatical, na web existem excelentes dicionários online para solucioná-la à nossa disposição.

Antes de clicar em “enviar”, se houver também anexo de algum documento, certifique-se que ele esteja anexo e se realmente o documento anexado é aquele que o destinatário espera receber.

Exemplos de mensagens para escrever um e-mail profissional

Imagem 1:

Neste exemplo de e-mail pronto, o e-mail foi direcionado com o assunto ‘Feedback Proposta Comercial’. A adequada formatação torna a leitura muito mais clara.

Perceba a objetividade na informação do corpo de e-mail e a formatação com os espaços em após cada parágrafo.

Exemplo imagem 1:

“Prezado,

 

Conforme conversamos por telefone, venho por meio deste e-mail solicitar o esclarecimento relativamente à proposta enviada por mim na data de xxxx.

 

Me coloco à disposição em caso de dúvidas.

 

Agradeço a sua atenção.

 

(nome)

Imagem 2:

Aqui está um exemplo prático para o envio de currículos, conforme mencionamos acima. 

Neste caso, é importante verificar se o documento está anexo e se corresponde ao mencionado no corpo e assunto do e-mail.

Exemplo imagem 2:

Boa tarde (nome)

 

Meu nome é xxxxxx e venho por este meio candidatar-me à vaga de acordo com o anúncio publicado no site xxx, para o cargo de xxxx.

 

Em anexo segue o meu curriculum e minha carta de apresentação, explicando ps motivos da minha candidatura.

Qualquer questão não hesite em contactar-me. Estou disponível para qualquer esclarecimento.

 

Atenciosamente,

Imagem 3:

A dica do documento anexo também se aplica neste exemplo. Veja como o assunto e a mensagem estão super objetivas e, além do solicitado, não há informações adicionais.

Exemplo imagem 3:

Olá (nome), tudo bem?

 

Conforme solicitado, segue documento anexo solicitado na reunião da última quarta-feira. Conforme o pedido, o formulário já foi preenchido de acordo com  as indicações por ti fornecidas.

 

Aguardo uma resposta da sua parte relativamente ao sucedido.

 

Cordialmente,

 

(nome)

 

Conclusão

Depois de todas essas dicas, acredito que agora você já tenha aprendido como escrever um e-mail formal, verdade? Tenha em mente que não existe uma regra geral para o uso da linguagem, ela deve ser adequada de acordo com o tipo do público que você está direcionando a mensagem.

Neste artigo você pôde aprender a importância do e-mail formal para as relações comerciais, como preencher o assunto e também como desenvolver uma mensagem clara e concisa para o seu destinatário.

Esperamos que a partir de agora você: Revise o seu endereço de e-mail, seja objetivo e claro no assunto e apresente uma mensagem direta e concisa para o seu destinatário. E além disso:

Use uma saudação inicial, faça uma introdução adequada e escreva uma mensagem de acordo com o assunto mantendo a cordialidade no encerramento.

Portanto, independentemente do tipo de e-mail e relacionamento com o cliente, aprender a transmitir uma informação de maneira objetiva é fundamental para o sucesso de qualquer profissional e negócio.

Gostou? Aproveite e aprenda mais sobre carreira em nosso site!

 

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